ATF PRO
pl Polski en English de Deutsch es Español

Polityka prywatności serwisu ATFPRO.EU

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem atfpro.eu („Serwis”).
  2. Polityka prywatności określa, jak zbierane, przetwarzane i przechowywane są dane osobowe Użytkowników niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego atfpro.eu.
  3. Serwis zbiera wyłącznie dane osobowe niezbędne do świadczenia i rozwoju usług w nim oferowanych.
  4. Dane osobowe zbierane za pośrednictwem Serwisu są przetwarzane zgodnie z:
    • Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”);
    • Polską ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
    • Polską ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
  5. Poniższa Polityka Prywatności stanowi realizację obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO, i ma charakter informacyjny. Zasady, prawa i obowiązki Użytkowników korzystających z Serwisu określa Regulamin Serwisu, do którego Polityka odsyła.
  6. Celem niniejszej Polityki prywatności jest przedstawienie w sposób przejrzysty informacji dotyczących:
    • administratora danych osobowych;
    • celów i podstaw prawnych przetwarzania danych;
    • zakresu przetwarzanych danych;
    • odbiorców danych osobowych;
    • zasad udostępniania danych autoryzowanym Dystrybutorom oraz charakteru, w jakim występują Dystrybutorzy oraz Ravenol DE w ramach przetwarzania danych;
    • okresów przechowywania danych;
    • praw osób, których dane dotyczą;
    • zasad wykorzystywania plików cookies oraz podobnych technologii.
  7. Za pośrednictwem Serwisu Użytkownik może w szczególności:
    • zarejestrować i prowadzić konto użytkownika;
    • aktywować Urządzenie i wskazać Dystrybutora, do którego Urządzenie zostanie przypisane;
    • tworzyć zgłoszenia reklamacyjne dotyczące aktywowanego Urządzenia;
    • korzystać z materiałów technicznych oraz bazy wiedzy;
    • przesłać wiadomość do Administratora za pomocą formularza kontaktowego;
    • przesłać zapytanie dotyczące urządzeń, adapterów lub innych produktów do właściwego Dystrybutora.
  8. Serwis nie prowadzi sprzedaży internetowej oraz nie umożliwia składania zamówień online. Formularz Zapytania ofertowego może zostać wypełniony przez Użytkownika albo osobę niezalogowaną. Osoba wypełniająca formularz wskazuje Dystrybutora, do którego zapytanie ma zostać skierowane. Administrator zapewnia techniczną obsługę formularza i przekazanie jego treści do wybranego Dystrybutora poza panelem Serwisu, w szczególności na wskazany przez Dystrybutora adres e-mail, oraz może rejestrować w logach systemowych fakt wysłania zapytania. Dalszą obsługę Zapytania ofertowego prowadzi Dystrybutor jako odrębny administrator danych osobowych. Zasady te określa §5.

§2. Administrator danych

  1. Administratorem danych osobowych jest:

    RAVENOL Polska Sp. z o.o., ul. Chojnicka 61, 83-200 Starogard Gdański, NIP: 592-21-85-163, REGON: 220627540, KRS: 0000307750, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 50 000,00 zł, e-mail: support@atfpro.eu, nr tel.: (+48) 58 775 01 15, dalej jako „Administrator”.

  2. Serwis funkcjonuje w ramach międzynarodowej sieci dystrybucji produktów RAVENOL. Kraj wskazany podczas rejestracji oznacza kraj, w którym Użytkownik prowadzi działalność. Informacja ta nie służy do automatycznego przypisania Użytkownika ani Urządzenia do Dystrybutora i samo jej podanie nie powoduje udostępnienia danych Użytkownika Dystrybutorowi. Przypisanie konkretnego Urządzenia do Dystrybutora następuje dopiero podczas aktywacji Urządzenia, na podstawie Dystrybutora wskazanego przez Użytkownika.

§3. Definicje

  • Administrator – firma RAVENOL Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim przy ul. Chojnickiej 61, 83-200 Starogard Gdański, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000307750, będąca administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem Serwisu.
  • Serwis – platforma internetowa dostępna pod adresem atfpro.eu wraz ze wszystkimi jej funkcjonalnościami, podstronami oraz usługami świadczonymi drogą elektroniczną.
  • Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Serwisu, działająca jako przedsiębiorca (w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej) albo w imieniu lub na rzecz przedsiębiorcy, w szczególności warsztatu samochodowego albo Dystrybutora.
  • Dystrybutor – przedsiębiorca lub inny podmiot należący do autoryzowanej sieci dystrybucji RAVENOL organizowanej przez Ravenol DE, który nabywa Urządzenia za pośrednictwem Ravenol DE i może posiadać Konto Dystrybutora w Serwisie, a także osoba fizyczna upoważniona przez taki podmiot do korzystania z Serwisu w jego imieniu, w szczególności jego pracownik, współpracownik lub przedstawiciel.
  • Ravenol DE – Ravensberger Schmierstoffvertrieb GmbH z siedzibą w Werther, Jöllenbecker Str. 2, 33824 Werther, Niemcy, wpisany do rejestru handlowego (Handelsregister) prowadzonego przez Amtsgericht Gütersloh pod numerem HRB 5470, numer VAT UE: DE813693380, podmiot organizujący międzynarodową sieć dystrybucji produktów marki RAVENOL, który w ramach organizacji tej sieci pozyskuje dane osób reprezentujących Dystrybutorów i przekazuje je Administratorowi w celu utworzenia i prowadzenia kont Dystrybutorów w Serwisie. Ravenol DE posiada w Serwisie Konto Dystrybutora i w zakresie korzystania z funkcjonalności przypisanych do tego Konta podlega zasadom dotyczącym Dystrybutorów określonym w niniejszej Polityce. Ravenol DE jest odrębnym administratorem danych osobowych w zakresie własnych celów, w szczególności utrzymywania relacji z Dystrybutorami i Użytkownikami oraz prowadzenia poza Serwisem komunikacji handlowej i marketingowej, w tym wyłącznej wysyłki Newslettera na podstawie zgód pozyskanych za pośrednictwem Serwisu.
  • Konto – indywidualny profil Użytkownika utworzony w Serwisie umożliwiający korzystanie z funkcjonalności wymagających rejestracji.
  • Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO.
  • Przetwarzanie danych – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, w szczególności zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, organizowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie danych.
  • RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
  • Newsletter – usługa świadczona drogą elektroniczną polegająca na okresowym przesyłaniu wyłącznie przez Ravenol DE informacji dotyczących działalności sieci RAVENOL, produktów, usług, materiałów technicznych, szkoleń, wydarzeń branżowych oraz innych informacji związanych z tematyką Serwisu. Administrator nie przesyła Użytkownikom ani Dystrybutorom informacji handlowych ani marketingowych.
  • Cookies – dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, zapisywane i przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika podczas korzystania z Serwisu.
  • Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – organ właściwy do spraw ochrony danych osobowych na terytorium Polski.
  • Urządzenie – urządzenie do dynamicznej wymiany oleju marki Ravenol, w szczególności urządzenie ATF Professional, którego producentem jest Administrator.
  • Regulamin – regulamin Serwisu atfpro.eu, dostępny w Serwisie.
  • Umowa powierzenia – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO, zawierana pomiędzy Administratorem a Dystrybutorem.
  • Zapytanie ofertowe – kierowane przez Użytkownika za pośrednictwem Serwisu do wybranego Dystrybutora zapytanie dotyczące urządzeń, adapterów, innych produktów lub warunków handlowych, przekazywane temu Dystrybutorowi w celu przygotowania i przedstawienia oferty.

§4. Cel przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

  1. Utworzenie i obsługa konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  2. Świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w szczególności:
    • aktywacja urządzeń,
    • obsługa zgłoszeń reklamacyjnych,
    • udostępnianie materiałów technicznych,
    • zapewnienie dostępu do bazy wiedzy,
    • umożliwienie kontaktu z Dystrybutorami;
  3. Przypisanie konkretnego Urządzenia do Dystrybutora wskazanego przez Użytkownika podczas aktywacji tego Urządzenia oraz umożliwienie Dystrybutorowi udziału w obsłudze zgłoszeń reklamacyjnych dotyczących Urządzeń przypisanych do niego w Serwisie, a także tworzenia i obsługi zgłoszeń serwisowych w zakresie związanym z organizacją serwisu tych Urządzeń (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO);
  4. Wykorzystywanie informacji o kraju wskazanym przez Użytkownika podczas rejestracji do celów statystycznych i analitycznych, w szczególności do analizy zainteresowania Serwisem i Urządzeniami na poszczególnych rynkach oraz oceny rozwoju sieci dystrybucji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  5. Realizacja obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  6. Umożliwienie Użytkownikowi oraz osobie niezalogowanej skierowania za pośrednictwem formularza dostępnego w Serwisie Zapytania ofertowego do wybranego Dystrybutora, techniczne przekazanie tego zapytania Dystrybutorowi oraz zarejestrowanie w Serwisie faktu jego złożenia (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO); obsługę Zapytania ofertowego oraz dalsze przetwarzanie zawartych w nim danych prowadzi Dystrybutor jako odrębny administrator, na zasadach określonych w §5;
  7. Obsługa reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  8. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  9. Prezentowanie w Serwisie informacji o produktach i usługach, bez kierowania do Użytkownika komunikacji marketingowej za pośrednictwem poczty elektronicznej, wiadomości SMS ani połączeń telefonicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  10. Zebranie i zarejestrowanie zgody na otrzymywanie Newslettera oraz przekazanie jej wraz z danymi kontaktowymi Ravenol DE, który przesyła Newsletter jako odrębny administrator (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  11. Utworzenie i prowadzenie kont Dystrybutorów w Serwisie oraz zarządzanie siecią autoryzowanych Dystrybutorów, w tym weryfikacja uprawnienia Dystrybutora do korzystania z Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO);
  12. Zorganizowanie i utrzymanie sieci dystrybucji oraz zapewnienie, że dostęp do Serwisu mają wyłącznie podmioty autoryzowane (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO);
  13. Dokumentowanie akceptacji Regulaminu, oświadczeń i zgód składanych w Serwisie, w tym wykazanie faktu udzielenia zgody (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO);
  14. Rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących treści nielegalnych oraz wykonywanie obowiązków wynikających z rozporządzenia (UE) 2022/2065 (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

§5. Rola podmiotów uczestniczących w przetwarzaniu danych

  1. Administrator prowadzi Serwis oraz odpowiada za jego utrzymanie i funkcjonowanie, w tym za prowadzenie kont Użytkowników oraz przetwarzanie danych osobowych związanych z korzystaniem z Serwisu.
  2. W celu zapewnienia obsługi Użytkowników w poszczególnych państwach Administrator współpracuje z siecią autoryzowanych Dystrybutorów produktów i urządzeń marki RAVENOL.
  3. Podczas rejestracji konta Użytkownik wskazuje państwo, w którym prowadzi działalność. Informacja ta może być wykorzystywana przez Administratora również do celów statystycznych i analitycznych, w szczególności do oceny zainteresowania Serwisem i Urządzeniami na poszczególnych rynkach oraz rozwoju sieci dystrybucji. Wskazanie kraju nie służy ustaleniu Dystrybutora, nie jest powiązane z miejscem użytkowania ani zakupu Urządzenia i samo w sobie nie powoduje przekazania danych Użytkownika Dystrybutorowi.
  4. Przypisanie konkretnego Urządzenia do Dystrybutora następuje przy aktywacji Urządzenia w Serwisie, na podstawie Dystrybutora wskazanego przez Użytkownika. Samo utworzenie Konta nie oznacza aktywacji Urządzenia i nie powoduje przypisania Użytkownika do Dystrybutora.
  5. W zakresie funkcjonalności dostępnych dla Konta Dystrybutora Administrator może umożliwiać Dystrybutorowi tworzenie zgłoszeń serwisowych dotyczących Urządzeń pozostających w jego dystrybucji oraz przetwarzanie danych niezbędnych do utworzenia i dalszej obsługi takiego zgłoszenia. Zakres danych oraz sposób obsługi zgłoszeń zależą od aktualnie udostępnionych funkcjonalności Serwisu. Administrator nie przekazuje Dystrybutorowi haseł dostępu do Kont Użytkowników.
  6. W zakresie danych udostępnianych Dystrybutorowi w związku z obsługą zgłoszeń reklamacyjnych dotyczących Urządzeń oraz – jeżeli funkcjonalność ta jest dostępna – zgłoszeń serwisowych tworzonych przez Dystrybutora, Dystrybutor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych funkcjonalności. W tym zakresie Dystrybutor jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO, a podstawę przetwarzania stanowi Umowa powierzenia spełniająca wymogi art. 28 RODO. Powierzenie nie obejmuje danych zawartych w Zapytaniu ofertowym, o których mowa w ust. 10 i 11.
  7. Dystrybutor nie jest uprawniony do wykorzystywania danych Użytkowników otrzymanych za pośrednictwem Serwisu do własnych celów, w szczególności marketingowych, handlowych lub analitycznych, ani do łączenia ich z danymi przetwarzanymi przez siebie w innych celach. Zdania poprzedzającego nie stosuje się do danych zawartych w Zapytaniu ofertowym, które Dystrybutor przetwarza we własnym zakresie jako odrębny administrator, zgodnie z ust. 10 i 11.
  8. Jeżeli Dystrybutor rozpocznie przetwarzanie danych Użytkownika we własnych, niezależnych celach – na odrębnej podstawie prawnej i poza zakresem powierzenia – działa w tym zakresie jako odrębny administrator danych osobowych, samodzielnie ustala podstawę prawną przetwarzania, samodzielnie wykonuje wobec Użytkownika obowiązki informacyjne, w szczególności obowiązek określony w art. 14 RODO, oraz ponosi samodzielną odpowiedzialność za zgodność takiego przetwarzania z prawem.
  9. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za sposób przetwarzania danych osobowych przez Dystrybutora w przypadku, o którym mowa w ust. 8, jeżeli Dystrybutor przetwarza te dane jako odrębny administrator danych i samodzielnie określa cele oraz sposoby ich przetwarzania.
  10. Odmiennie niż w przypadkach, o których mowa w ust. 5–7, dane zawarte w Zapytaniu ofertowym są przekazywane do Dystrybutora wskazanego przez osobę wypełniającą formularz „Zapytaj o ofertę”, dostępny w Serwisie również bez logowania do Konta. Administrator zarządza Serwisem i odpowiada za techniczne przekazanie zapytania oraz zarejestrowanie w Serwisie faktu jego złożenia, natomiast obsługę Zapytania ofertowego, w tym przygotowanie i przedstawienie oferty oraz dalszy kontakt handlowy z Użytkownikiem, Dystrybutor prowadzi we własnym zakresie i we własnych celach. W tym zakresie Dystrybutor jest odrębnym administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, a nie podmiotem przetwarzającym, i przetwarzanie to nie jest objęte Umową powierzenia.
  11. Jako odrębny administrator Dystrybutor samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych zawartych w Zapytaniu ofertowym, samodzielnie określa podstawę prawną przetwarzania oraz okres przechowywania tych danych, samodzielnie wykonuje wobec osoby, której dane dotyczą, w tym Użytkownika lub osoby niezalogowanej składającej Zapytanie ofertowe, obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 lub art. 14 RODO, samodzielnie rozpatruje żądania dotyczące praw wskazanych w §13 oraz ponosi samodzielną odpowiedzialność za zgodność tego przetwarzania z prawem. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przetwarzanie danych przez Dystrybutora w tym zakresie. Administrator pozostaje administratorem danych zarejestrowanych w Serwisie w związku ze złożeniem Zapytania ofertowego, w zakresie wskazanym w §7.
  12. Ravenol DE jest odrębnym administratorem danych osobowych w zakresie własnych celów, w szczególności utrzymywania relacji z Dystrybutorami oraz prowadzenia poza Serwisem komunikacji handlowej i marketingowej wobec Dystrybutorów oraz Użytkowników, w tym wysyłki Newslettera. Zasady przekazywania i udostępniania danych pomiędzy Administratorem a Ravenol DE określa odrębne porozumienie zawarte pomiędzy tymi podmiotami.
  13. Ravenol DE posiada w Serwisie konto Dystrybutora. W zakresie, w jakim korzysta z Serwisu jako Dystrybutor i uzyskuje dostęp do danych Użytkowników przypisanych do niego Urządzeń, stosuje się do niego ust. 5–11.

§6. Kiedy podanie danych jest wymagane

  1. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie oznaczonym w Serwisie jako wymagany stanowi warunek skorzystania z określonej funkcjonalności Serwisu:
    • rejestracja konta Użytkownika – bez danych oznaczonych gwiazdką nie utworzymy konta; bez konta nie da się aktywować urządzenia ani złożyć zgłoszenia reklamacyjnego;
    • aktywacja urządzenia – bez numeru seryjnego, kodu rejestracyjnego i wskazania Dystrybutora aktywacja nie jest możliwa, a tym samym nie rozpocznie się okres gwarancji;
    • zgłoszenie reklamacyjne Użytkownika – bez opisu i danych urządzenia nie będzie możliwe rozpatrzenie sprawy;
    • w przypadku udostępnienia Dystrybutorowi funkcjonalności tworzenia zgłoszeń serwisowych – podanie danych wymaganych w formularzu będzie konieczne do utworzenia i dalszej obsługi takiego zgłoszenia;
    • formularz kontaktowy – bez adresu e-mail nie odpowiemy na wiadomość; zapytanie ofertowe – bez adresu e-mail lub numeru telefonu wybrany Dystrybutor nie będzie mógł odpowiedzieć na zapytanie;
    • zgody marketingowe i zgoda na cookies analityczne – są w pełni dobrowolne, a ich brak nie ogranicza korzystania z serwisu ani możliwości utworzenia Konta (art. 7 ust. 4 RODO).

§7. Zakres przetwarzanych danych

  1. Administrator może przetwarzać następujące dane:
    1. Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres prowadzenia działalności;
    2. Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres strony internetowej;
    3. Dane dotyczące konta: login, historia logowań, adres IP, identyfikatory urządzeń;
    4. Dane dotyczące urządzeń: numery seryjne urządzeń, historia aktywacji, historia zgłoszeń reklamacyjnych lub serwisowych, data aktywacji oraz status i daty gwarancji Urządzenia;
    5. Dane dotyczące komunikacji: treść korespondencji, zgłoszenia techniczne, reklamacje, zapytania ofertowe – w zakresie, w jakim są przekazywane i rejestrowane w Serwisie (§5 ust. 10 i 11);
    6. Dane organizacyjne: kraj wybrany podczas rejestracji, Dystrybutor przypisany do konkretnego Urządzenia, rola użytkownika, identyfikator konta;
    7. Dane dotyczące kont Dystrybutorów: nazwa przedsiębiorcy, adres e-mail, numer telefonu, adres siedziby, kod pocztowy, miejscowość, państwo, numer identyfikacji podatkowej (NIP lub odpowiedni numer identyfikacyjny), adres strony internetowej oraz rola lub zakres uprawnień osoby korzystającej z Konta Dystrybutora;
    8. Dane techniczne zawarte w logach systemowych: adres IP, data i godzina logowania, identyfikator sesji, identyfikator urządzenia, informacje o wykonanych operacjach, informacje niezbędne do aktywacji urządzeń, informacje dotyczące zgłoszeń serwisowych, dane niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu;
    9. Dane dotyczące oświadczeń i zgód: treść i wersja zaakceptowanego dokumentu, zakres udzielonej zgody, data i godzina jej udzielenia lub wycofania oraz identyfikator Konta i Użytkownika.
  2. Hasła dostępu do Kont są przechowywane w postaci uniemożliwiającej ich odczytanie i nie są udostępniane Dystrybutorom, Ravenol DE ani innym odbiorcom.

§8. Odbiorcy danych

  1. Dane mogą być przekazywane:
    • dostawcom usług hostingowych,
    • dostawcom usług informatycznych,
    • podmiotom świadczącym obsługę serwisową,
    • podmiotom świadczącym obsługę księgową lub prawną,
    • operatorom poczty elektronicznej,
    • Ravenol DE oraz podmiotom świadczącym na jego rzecz usługi wysyłki Newslettera – w zakresie objętym zgodą, o której mowa w §17,
    • organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa,
    • dostawcom narzędzi analitycznych – w zakresie danych zbieranych za pomocą analitycznych plików cookies i wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody.
  2. Dane osobowe Użytkowników mogą być powierzane albo udostępniane Dystrybutorowi w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszeń reklamacyjnych dotyczących Urządzeń przypisanych do tego Dystrybutora. Jeżeli Serwis będzie umożliwiał Dystrybutorowi samodzielne tworzenie zgłoszeń serwisowych, Dystrybutor może również otrzymywać dane niezbędne do utworzenia i obsługi takich zgłoszeń.
  3. Dane zawarte w Zapytaniu ofertowym są udostępniane Dystrybutorowi wybranemu przez osobę wypełniającą formularz, który przetwarza je jako odrębny administrator na zasadach określonych w §5 ust. 10 i 11.
  4. Zakres, w jakim Dystrybutor przetwarza dane jako podmiot przetwarzający działający na polecenie Administratora, a w jakim jako odrębny administrator, określa §5 ust. 6–11.
  5. Administrator odpowiada za zgodność z prawem powierzenia i udostępnienia danych osobowych Dystrybutorowi, natomiast Dystrybutor ponosi odpowiedzialność za dalsze przetwarzanie danych we własnym zakresie jako odrębny administrator.
  6. Z Ravenol DE wymieniamy dane w zakresie niezbędnym do prowadzenia sieci autoryzowanych Dystrybutorów, w szczególności dane osób reprezentujących Dystrybutorów, dla których zakładamy konta w Serwisie, oraz – w zakresie objętym zgodą – dane Użytkowników i Dystrybutorów niezbędne do prowadzenia przez Ravenol DE komunikacji marketingowej, w tym wysyłki Newslettera.

§9. Rola Dystrybutora – informacja dla Użytkownika

  1. Dystrybutor, do którego przypisane zostało Twoje urządzenie, może przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do udziału w obsłudze zgłoszenia reklamacyjnego dotyczącego tego Urządzenia. W tym zakresie działa na podstawie zawartej z nami Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i nie może wykorzystywać Twoich danych do własnych celów, w szczególności marketingowych. Jeżeli w Serwisie zostanie udostępniona funkcjonalność umożliwiająca Dystrybutorowi samodzielne tworzenie zgłoszeń serwisowych dotyczących Urządzeń pozostających w jego dystrybucji, Dystrybutor może również przetwarzać dane niezbędne do utworzenia i obsługi takiego zgłoszenia. Oznacza to, że:
    • informacji o przetwarzaniu Twoich danych w związku z obsługą urządzenia udzielamy my, w niniejszej Polityce – Dystrybutor nie musi w tym zakresie prowadzić własnej klauzuli informacyjnej;
    • jeżeli Dystrybutor zacznie wykorzystywać Twoje dane do własnych celów, na własnej podstawie prawnej, jest w tym zakresie samodzielnym administratorem i sam przekaże Ci informację o przetwarzaniu – bezpośrednio, na przykład w wiadomości e-mail, w dokumencie informacyjnym, w formularzu albo na swojej stronie internetowej;
    • swoje prawa – dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw – realizujesz wobec nas, ponieważ pozostajemy administratorem tych danych; jeżeli zgłosisz żądanie bezpośrednio Dystrybutorowi, przekaże je nam. Nie dotyczy to danych, które przekazujesz w Zapytaniu ofertowym – w tym zakresie prawa realizujesz wobec Dystrybutora (ust. 2).
  2. Inaczej jest z Zapytaniem ofertowym. Kiedy wysyłasz zapytanie ofertowe, Twoje dane trafiają za pośrednictwem Serwisu bezpośrednio do wybranego przez Ciebie Dystrybutora, a on obsługuje to zapytanie we własnym zakresie i we własnym celu – jako samodzielny administrator Twoich danych. Oznacza to, że w tym zakresie to Dystrybutor decyduje, jak wykorzystuje Twoje dane i jak długo je przechowuje, sam przekaże Ci informację o ich przetwarzaniu, a swoje prawa – dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania i sprzeciw – realizujesz wobec niego. Nie odpowiadamy za sposób, w jaki Dystrybutor przetwarza te dane. Pozostajemy natomiast administratorem danych o samym fakcie złożenia zapytania, zarejestrowanych w Serwisie.
  3. Ravenol Polska sp. z o.o. określa z Dystrybutorami zasady wykorzystywania udostępnianych danych, w szczególności zakres dopuszczalnego wykorzystania danych, obowiązek zachowania poufności oraz ograniczenia dotyczące wykorzystywania danych do celów marketingowych. Zasady te obejmują umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie, o którym mowa w §5 ust. 6. Zasady dotyczące danych zawartych w Zapytaniach ofertowych, przetwarzanych przez Dystrybutora jako odrębnego administratora, określa §5 ust. 10 i 11.

§10. Dane osób reprezentujących Dystrybutorów, pozyskane nie od tych osób

  1. Konta Dystrybutorów zakłada Administrator na podstawie danych osób reprezentujących Dystrybutora, przekazanych Administratorowi przez Ravenol DE. Dane te nie są pozyskiwane od osoby, której dotyczą. Dystrybutor nie rejestruje się w Serwisie samodzielnie.
  2. Administratorem tych danych jest podmiot wskazany w §2.
  3. Źródłem pochodzenia danych jest Ravenol DE. Dane nie pochodzą ze źródeł publicznie dostępnych. Zasady przekazywania tych danych określa porozumienie zawarte pomiędzy Administratorem a Ravenol DE.
  4. Kategorie danych: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu oraz dane Dystrybutora, w imieniu którego dana osoba korzysta z Serwisu, w szczególności jego nazwa.
  5. Odbiorcami danych są podmioty wskazane w §8.
  6. Dane przechowujemy przez czas, w którym dana osoba reprezentuje Dystrybutora posiadającego konto w Serwisie, a następnie przez okres wskazany w §12 dla danych przetwarzanych w celu obrony roszczeń.
  7. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa opisane w §13, w tym prawo sprzeciwu opisane w §14.
  8. Informacje wskazane w ust. 2–7 Administrator przekazuje najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania danych od Ravenol DE, a jeżeli dane mają zostać wykorzystane do komunikacji z tą osobą – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji, w szczególności w wiadomości z zaproszeniem do aktywacji konta.

§11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Administrator przekazuje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne, i z zapewnieniem stopnia ochrony wymaganego przez rozdział V RODO.
  2. Dane osobowe Użytkownika mogą być przekazywane poza EOG w związku z udostępnieniem ich Dystrybutorowi wskazanemu przez Użytkownika, jeżeli Dystrybutor ten ma siedzibę w państwie trzecim. Jeżeli Dystrybutor przetwarza dane jako podmiot przetwarzający, przekazanie następuje na warunkach określonych w Umowie powierzenia oraz z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych. Jeżeli Dystrybutor przetwarza dane jako odrębny administrator, w szczególności w zakresie Zapytania ofertowego, przekazanie następuje z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych właściwych dla przekazywania danych między administratorami.
  3. Przekazanie danych poza EOG następuje między innymi w związku z korzystaniem z narzędzia Google Analytics 4, dostarczanego przez Google LLC, gdy Użytkownik wyrazi zgodę na analityczne pliki cookies. Przekazywane są: identyfikator pliku cookie, skrócony adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz o sposobie korzystania z Serwisu.
  4. Podstawą przekazania, o którym mowa w ust. 3, jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r., stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE–USA (art. 45 RODO), w zakresie, w jakim odbiorca jest wpisany na listę uczestników tych ram. W razie braku wpisu przekazanie następuje na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
  5. Przekazanie danych do Zjednoczonego Królestwa następuje na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/1772 z dnia 28 czerwca 2021 r. (art. 45 RODO), która zgodnie z jej art. 4 traci moc z dniem 27 grudnia 2031 r., chyba że okres jej stosowania zostanie przedłużony; przekazanie nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń.
  6. Jeżeli Administrator zamierza przekazywać dane poza EOG w przypadkach innych niż wskazane w ust. 2–5, poinformuje o tym przez aktualizację Polityki przed rozpoczęciem takiego przekazywania.

§12. Okres przechowywania danych

  1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora. Dane związane z aktywacją urządzenia i gwarancją – bez względu na to, czy konto zostanie usunięte – przechowywane są do końca okresu gwarancji i upływu terminu przedawnienia roszczeń. Podstawę zachowania tych danych po usunięciu Konta stanowi art. 17 ust. 3 lit. e RODO.
  2. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane. Okres przechowywania danych zawartych w Zapytaniu ofertowym przez Dystrybutora działającego jako odrębny administrator (§5 ust. 10 i 11) określa samodzielnie ten Dystrybutor.
  3. Dane dotyczące oświadczeń i zgód, o których mowa w §7 pkt 9, przechowujemy do upływu terminu przedawnienia roszczeń, w celu wykazania faktu ich udzielenia (art. 7 ust. 1 RODO).

§13. Prawa osób, których dane są przetwarzane

  1. Każdej osobie przysługuje prawo do (na zasadach określonych w rozdziale III RODO):
    • dostępu do danych,
    • sprostowania danych,
    • usunięcia danych,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • przenoszenia danych,
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
    • cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
    • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  2. Żądania można kierować na adres poczty elektronicznej lub adres siedziby Administratora wskazane w §2. W zakresie, w jakim żądanie dotyczy przetwarzania prowadzonego przez Dystrybutora jako odrębnego administratora albo przez Ravenol DE, przekazujemy je właściwemu podmiotowi i informujemy o tym osobę występującą z żądaniem.

§14. Prawo sprzeciwu

  1. Niezależnie od powyższego, osoba, której przetwarzane są dane, uprawniona jest do wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, które realizowane jest w oparciu o uzasadniony interes Administratora.
  2. W takim wypadku:
    • jeżeli dane osobowe są przetwarzane na cele marketingu – Administrator niezwłocznie zaprzestanie takiego przetwarzania;
    • jeżeli podstawą przetwarzania danych jest interes innego rodzaju – Administrator zaprzestanie takiego przetwarzania, chyba że zostanie wykazane, że wspomniany interes jest nadrzędny wobec interesów, praw i wolności osób, których dane są przetwarzane, albo istnienie podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  3. Prawo sprzeciwu może być realizowane w szczególności poprzez wysłanie stosownego oświadczenia na adres siedziby bądź e-mailowy Administratora.

§15. Skarga do organu nadzorczego

  1. W przypadku, gdy osoba, której przetwarzane są dane, uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy – może wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  2. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki określone w art. 37 ust. 1 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw opisanych w §13 należy kontaktować się z Administratorem na adres wskazany w §2.

§16. Pliki cookies

  1. Do czego są wykorzystywane pliki cookie w Serwisie:
    • Administrator wykorzystuje pliki cookies przede wszystkim, aby umożliwić Użytkownikowi dostęp do Serwisu i ułatwić Użytkownikowi korzystanie z niego;
    • Administrator wykorzystuje pliki cookies również w celach analitycznych oraz marketingowych – jednak wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik wyrazi na to zgodę przy pierwszym wejściu do Serwisu;
    • Administrator wykorzystuje też inne technologie i rozwiązania techniczne pozwalające uzyskać dostęp do informacji przechowywanej na urządzeniu lub w przeglądarce Użytkownika.
  2. Podstawę wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii innych niż niezbędne do świadczenia usługi stanowi zgoda Użytkownika, o której mowa w art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Pliki cookies niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika nie wymagają zgody.
  3. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies za pomocą swojej przeglądarki internetowej.
  4. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcjonalności Serwisu.
  5. Użytkownik może w każdym czasie:
    • zmienić ustawienia dotyczące plików cookies;
    • wycofać wcześniej udzieloną zgodę;
    • usunąć zapisane pliki cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.
  6. Administrator korzysta z Google Analytics 4 w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu oraz jego optymalizacji. Narzędzie jest uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika na wykorzystywanie analitycznych plików cookies. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie (art. 7 ust. 3 RODO).

§17. Newsletter i informacje handlowe

  1. Ravenol DE może przesyłać Użytkownikom oraz Dystrybutorom informacje handlowe poza Serwisem, za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej: poczty elektronicznej — w tym w postaci Newslettera. Serwis służy wyłącznie do zebrania, zarejestrowania i przekazania Ravenol DE odpowiednich zgód oraz danych objętych tymi zgodami. Administrator nie przesyła Użytkownikom ani Dystrybutorom informacji handlowych i nie prowadzi własnej komunikacji marketingowej.
  2. Newsletter jest postacią informacji handlowej przesyłaną za pośrednictwem poczty elektronicznej i zawiera informacje handlowe, marketingowe, techniczne i edukacyjne dotyczące Urządzeń oraz powiązanych z nimi produktów, usług, akcesoriów, materiałów eksploatacyjnych, promocji, szkoleń, wydarzeń i innych informacji związanych z ich użytkowaniem oraz ofertą marki RAVENOL w tym zakresie.
  3. Przesyłanie Informacji handlowej wymaga uprzedniej zgody odbiorcy, zgodnie z art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Wymóg ten obowiązuje niezależnie od tego, czy odbiorcą jest osoba fizyczna, czy przedsiębiorca. Podstawę przetwarzania danych osobowych w tym celu stanowi zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  4. Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych, w tym Newslettera, jest udzielana Ravenol DE i obejmuje przesyłanie ich za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zgoda jest niezależna od akceptacji Regulaminu, a jej wyrażenie jest dobrowolne i nie stanowi warunku założenia Konta ani korzystania z Serwisu.
  5. Ravenol DE jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu przesyłania Informacji handlowej, w tym Newslettera, i samodzielnie wykonuje wobec odbiorcy obowiązki informacyjne, w szczególności obowiązek określony w art. 14 RODO. Administrator przetwarza te dane wyłącznie w celu zebrania i zarejestrowania zgody, jej przekazania Ravenol DE oraz obsługi jej wycofania.
  6. Zgoda jest udzielana przy zakładaniu Konta albo przy pierwszym logowaniu do Konta, a także w każdym czasie w ustawieniach Konta — przez zaznaczenie odrębnego pola wyboru dla każdego kanału. W przypadku Konta Dystrybutora, tworzonego przez Administratora, zgoda może zostać wyrażona przy pierwszym logowaniu. Zapis do Newslettera jest dostępny wyłącznie dla Użytkowników posiadających Konto w Serwisie.
  7. Podanie adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu przy zakładaniu Konta nie stanowi zgody, o której mowa w art. 398 ust. 2 Prawa komunikacji elektronicznej. Dane te są podawane Administratorowi w celu utworzenia i prowadzenia Konta, a nie w celu przesyłania Informacji handlowej przez Ravenol DE. Samo utworzenie Konta ani korzystanie z Serwisu nie jest traktowane jako zgoda.
  8. W związku ze zgodą Administrator przetwarza adres poczty elektronicznej, imię i nazwisko, jeżeli zostały podane, oraz oznaczenie przedsiębiorcy, w imieniu lub na rzecz którego Użytkownik działa.
  9. Administrator rejestruje treść i wersję klauzuli zgody, kanał objęty zgodą, datę i godzinę jej udzielenia oraz wycofania, a także identyfikator Konta i Użytkownika, i przekazuje te informacje Ravenol DE (art. 7 ust. 1 RODO).
  10. Dane osób, które udzieliły zgody, są przekazywane Ravenol DE w zakresie objętym zgodą. Udostępnienie Ravenol DE bazy adresów, w tym umożliwienie jej pobrania z konta Dystrybutora prowadzonego dla Ravenol DE, obejmuje wyłącznie dane osób, które udzieliły zgody, i wyłącznie w zakresie objętym zgodą.
  11. Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, w sposób równie łatwy jak jej udzielenie (art. 7 ust. 3 RODO) — przy użyciu funkcjonalności Serwisu, przy użyciu linku rezygnacji zawartego w wiadomości, przez żądanie skierowane bezpośrednio do Ravenol DE albo przez przesłanie żądania na adres poczty elektronicznej Administratora. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  12. Wycofanie zgody w odniesieniu do jednego kanału nie wpływa na zgody udzielone dla pozostałych kanałów.
  13. W przypadku wycofania zgody Administrator przekazuje tę informację Ravenol DE w celu zaprzestania dalszej wysyłki, a dane Użytkownika są usuwane z bazy wykorzystywanej do wysyłki, z zastrzeżeniem danych niezbędnych do wykazania faktu udzielenia i wycofania zgody oraz danych, których dalsze przechowywanie jest niezbędne na podstawie przepisów prawa lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
  14. Każda Informacja handlowa przesyłana za pośrednictwem poczty elektronicznej jest wyraźnie wyodrębniona i oznaczona w sposób niebudzący wątpliwości, że jest to informacja handlowa, oraz zawiera oznaczenie Ravenol DE jako podmiotu, na którego zlecenie jest rozpowszechniana, wraz z jego adresami elektronicznymi, zgodnie z art. 9 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  15. Dane przetwarzane na potrzeby Informacji handlowej, w tym Newslettera, są przechowywane do czasu wycofania zgody. Dane potwierdzające udzielenie i wycofanie zgody są przechowywane do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

§18. Logi systemowe i bezpieczeństwo

  1. Serwis rejestruje logi systemowe. Mogą one zawierać adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, datę i godzinę zdarzenia, a także identyfikator konta – wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, ochrony konta, weryfikacji dostępu, obsługi aktywacji urządzenia, zgłoszeń serwisowych oraz realizacji pozostałych funkcji serwisu.
  2. Serwis stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności: kontrolę dostępu opartą na rolach, ograniczenie liczby jednoczesnych sesji i zaufanych urządzeń dla jednego konta, przechowywanie załączników do zgłoszeń w katalogu niepublicznym z weryfikacją uprawnień przy każdym pobraniu, weryfikację rzeczywistej zawartości wgrywanych plików oraz szyfrowanie transmisji.

§19. Postanowienia końcowe

  1. Administrator ma prawo do wprowadzenia zmian w Polityce prywatności, przy czym prawa Użytkowników nie zostaną ograniczone.
  2. Informacja o wprowadzonych zmianach pojawi się w formie komunikatu dostępnego w Serwisie. O istotnych zmianach Administrator informuje Użytkowników posiadających Konto również na adres poczty elektronicznej przypisany do Konta.
  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce prywatności obowiązują przepisy RODO i przepisy prawa polskiego.
  4. Polityka prywatności obowiązuje od dnia 4 września 2026 r.
  5. Polityka jest dostępna w językach interfejsu serwisu. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzygające znaczenie ma wersja polska.